会社でうっかりミスが多い人が身に着けたい習慣

 

こんな人に
しっかりと確認しているはずなのにうっかりミスが多い
うっかりミスをなくして、正確に素早く仕事を進めたい。
どんくさい人じゃなく、デキる人と思われたい

こんな悩みを持っている方に読んでいただきたい記事になっております。

 

仕事に慣れたはずなのに、どういうわけかミスをしてしまう。
周りの人にうっかりミスが多い人として認識されている。
ミスをしてしまうのは、自分の性格のせいなのかな?

こんな風に悩んでいる方も多いと思います。

 

ですが、ミスをしてしまうのは性格や注意力が散漫だからとも限らないのです。

 

ミスをする人としない人。この2者の違いは何なんでしょうか。
それはミスをしない習慣が身についているかいないかの違いです。

 

この、ミスをしない習慣というものを身につけることができれば、今までうっかりミスばかりを繰り返してきたあなたでも、ミスを減らして周りの人からデキる人と思われることは可能なのです。

 

この記事を読めば
✓うっかりミスをなくしながら、素早く仕事を進められる
✓仕事を効率化して仕事中楽をしながら、デキる人になる方法が分かる
 

 

というような内容になっておりますので、うっかりミスをなくしてもっと仕事を効率的に進めて、デキる人になりたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

 

なお、この記事は
仕事が速いのにミスをしない人は何をしているのか?
という本を参考にしています。

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会社でミスが多い人が、デキる人と認められるためにやるべきこと。

 

ミスをしたいと思ってミスをする人はいません。
ですがミスというものは起こってしまいます。そして簡単になくすことは出来ません。

なぜか

それは「思いかけず起こってしまうから」です。

 

自分の想像を超えた範囲で起こってしまうから、ミスというのは予想できなかったり、対策が難しいのです。

ですが、ミスを全くしない人がいるのも事実。経験の差でしょうか。いいえ違います。
それはミスをしない習慣ができているからです。

仕事をデキる人が実践しているミスをしない習慣を真似して、あなたもミスのないデキる人と思われる1歩を踏み出しましょう。

 

「ミスしないように」ではなくミスが起きない仕組みを作る

 

まず大前提として、注意力だけでミスをなくすことは不可能なのです。

機械を想像してみてください。機械は注意力はおろか、意識すらないのにミスがありませんよね。

これは決められた手順に忠実にただ従っているからに他なりません。
手順さえあっていれば、後は何も考えずに作業を行ってくれます。

これでは注意力がミスの有無を決める要素にはなりえませんね。

 

一方の人間はどうでしょう。
人間は集中しているつもりでも、様々な思考が駆け巡っており、それが意識、集中力を揺れ動かしていますね。

ですがこれを機械に倣って、思考をなくすのは全くもって無理な話です。

 

ではどうするかといいますと、注意せずともミスが生まれないような手順・仕組みを作るわけです。

 

うっかりミスが起こるときって、どんな時でしょう。

 

私の場合は、作業に慣れてきた頃や、様々なことが重なった時にミスを起こしやすい傾向にありました。

こういう時の共通点が何かというと、「ここは流れに従えば大丈夫」という思考とその流れ・手順の甘さです。

 

作業に慣れてきて、「ここは流れに従えば問題ないな」と思っている部分でミスをしてしまう。
いろんなことが重なり、とにかく仕事をこなすことに必死で、「ここは意識しなくてもOK」と思っていたらミスをしてしまう。

 

正しい流れが確立されているのであれば、このような思考でもいいのでしょうが、ミスが起こるときというのは、この流れ・手順に設計ミスがあることがほとんどです。

 

 

ミスが生まれる例を出してみましょう。

業務内容:請求書を作る (毎週水曜午後の出荷とする)

手順
①, 注文があったら、その内容を受注管理表に記載する。(ここへは品物、数量、合計金額を記載。)
②, 受注管理表の内容を請求書にコピペし、品物、数量、金額を反映させる。
③, ①②を次の水曜日まで新規受注、注文変更があるたびに繰り返す。
④, 注文が出そろったと思ったら請求書を完成させる

発生しうるミス:注文内容と異なる請求書が出来上がる。
原因:完成となった請求書を提出したが、①②を繰り返すうちにコピペミスが積み重なっていた。 

 

①~④までの手順は一見すると、請求書を細かく確認できそうでよさそうに見えます。
しかし実際は確認作業の回数が増えるにつれ、確認作業が適当になってしまうという危険性があります。

更に、似たような作業を繰り返すことで、自分がどこまで更新していたかを忘れてしまうという事も起こりえます。

 

この手順を改善するとしたら、

 

手順
①, 注文があったら、その内容を受注管理表に記載する。(ここへは品物、数量、合計金額を記載。)
②, 水曜日の朝10時にその週出荷の注文を締め切る。
③. 受注管理表の内容を請求書にコピペし、品物、数量、金額を反映させる 

 

のようにすれば、似たような作業を減らすことができ、確認作業も完成後の1度で済ませることができます。

 

このように出来るだけ簡潔に
それでいてミスが起こりそうな工程を排除することが、ミスが生まれない仕組みを作る上で重要です。

 

 

ルーティンワークにはチェックリスト

チェックリストなんて、もうありきたりだ。読み飛ばそう。なんて思ったんじゃないでしょうか

ちょっと待って下さい。

 

あなたはチェックリストの正しい使い方をご存知でしょうか。
使い方というか、作り方と言うべきでしょうか。

 

チェックリストを使っているのに、なぜかミスをしてしまう。チェックリストは意味ない。
なんて風に思っている方は、チェックリストを正しく作れていない可能性が高いです。

 

チェックリストって実は日本独自の文化ではなくて、アメリカなどでも用いられている手法なのです。
しかも意外とアメリカ流のチェックリストの方が、日本で普及しているものよりもミスを減らせると、個人的には思っています。

 

ではアメリカ流のチェックリストがどういうものか。
それはチェック項目1つで1つの行動だけをチェックする。というものです。

 

例えば、テンプレを利用して請求書を作る場合。

□作成日を記入した
□宛先を記入した。
□請求書に記載されている品目が、注文内容と一致していることを確認した。
□請求書に記載されている数量が、注文内容と一致していることを確認した。
□請求書に記載されている金額が、注文内容と一致していることを確認した。

といったように、1つの項目で1つの行動を確認するのがアメリカ式。

 

一方日本でよくあるチェックリストって

□作成日・宛先を記入した。
□請求書に記載されている品目・数量・金額が、注文内容と一致していることを確認した。

と言ったように、1つの項目で複数の行動を確認させるようなものじゃありませんか?

 

これで何が起こるかと言うと、一部の行動しか済んでいないのに、他のことも完了したかのように錯覚してチェックをしてしまうのです。

これではミスが起きてしまうのも当然です。

チェックリストの本来の役割は、1つ1つの行動を順を追って確認していくことにあります。

 

もしもチェックリストを使っているのにミスしてしまう!こんなものいらない!
と思っている方がいたら、試しにアメリカ式の1項目1行動のリストを作成してみてください。

 

作成するのはたしかに手間です。手間なんですがその分、後のミスを減らせることを考えると、消して無駄な手間ではありません。

 

 

意味のあるダブルチェックをする方法。

 

チェックリスト似たように、ダブルチェックをしたのにミスしていた。という経験ありませんか。

 

これは、いくら異なる2人が確認していても、同じような手順で確認作業をしているから起こっていしまうのです。

 

1人が見落としやすいポイントは、他の人も見落としやすいものです。
それを自分自信で、もしくは同じ職種の人がやるなら、尚更見落としやすいポイントも似通ってきます。

 

ではどのように異なる手順で確認をすればいいのでしょうか。

別のチェックリストを作る必要はありません。実に簡単です。

 

その方法とは、チェックリストを逆さまにして持つ。これだけです。

 

は?と思った方も多いでしょう。ですが騙されたと思って、試してみてください。

見方や見る方向を変えると、普通に読むのとでは目が行くポイントが変わってきます。
こうなると1回目、もしくは1人目が見落としたミスを見つける可能性は格段に高くなります。

 

また、確認作業を下から上に、逆走していくような形で行っていくのも非常に効果的です。

作成した順番で確認していくと、「あぁ、それね。やったやった。」というように思い込んでしまう現象をなくすのに大いに貢献してくれます。

 

 

最後に

記事まとめ
✓注意しなくてもミスが生まれないような仕組み・手順を考える。
✓アメリカ式の1項目1行動のチェックリストを活用してみる
✓ダブルチェックの際には、チェック表を逆さにするなど、見方を変えてみる。

 

ミスが多いと、自分はミスをする人間だ→実際ミスをする→やっぱり→こういう人間なのかな

というように、自信を失う負のサイクルに突入してしまいます。

 

ですが、ミスというのは能力に関係なしに、ミスを無くす仕組みを実践しさえすればなくすことは可能です。

 

冒頭で、ミスをする人としない人の差は、ミスをしない習慣を身に着けているかどうかだ。と言いました。

最後まで記事を読んでくださった皆さんは、今やミスをしない習慣を身につける方法を知識として身につけました。

 

後はこれを行動に移して、自分の身体で身につけるだけです。
もちろん初めのうちは面倒に感じることもあれば、大変だと思うことがあるでしょう。

ですが1度軌道に乗ってしまえばあとはこっちのもんです。
スピードが出ている方が自転車が安定するように、皆さんも一度駆け出してしまえば安定しだします。

 

最初の壁を乗り越えて、ミスのないデキるあなたに向かって駆け出していきましょう。

 

 

皆さんのミスが少しでも減りますように!

 

 

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